Trong một doanh nghiệp, việc tổ chức sự kiện nội đóng vai trò vô cùng quan trọng. Bởi đây là một hoạt động mang tính gắn kết và xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng một tổ chức. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp còn non trẻ sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện các quy trình tổ chức sự kiện nội bộ hiệu quả. Hiểu được điều này, Shinecombank sẽ chia sẻ cho bạn 6 quy trình tổ chức sự kiện nội bộ hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng.
Xem nhanh
1. Sự kiện nội bộ là gì?
Để nắm được các quy trình tổ chức sự kiện nội bộ hiệu quả bạn cần hiểu sự kiện nội bộ là gì? Mục đích của chúng là như thế nào? Việc này sẽ mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp.
Sự kiện nội bộ là một sự kiện được tổ chức bởi công ty hay doanh nghiệp nào đó. Việc này được tổ chức nhằm tạo dịp cho nhân viên hoặc đối tác trong cuộc gặp gỡ để trao đổi thông tin và thúc đẩy mối quan hệ, nâng cao tinh thần đoàn kết. Một số sự kiện nội bộ thường được tổ chức như bữa tiệc, hội nghị, teambuilding…
Sự kiện nội bộ có thể được tổ chức bởi một nhóm nhỏ như một bộ phận trong tổ chức hay toàn bộ nhân viên. Mục đích của sự kiện nội bộ thường đem lại bầu không khí ấm cúng, tạo cơ hội để mọi người được kết nối và giao lưu. Ngoài ra, việc này sẽ tăng cường tinh thần đồng đội, tạo động lực và tăng hiệu suất làm việc.
Đây là một trong những cách để động viên và khuyến khích nhân viên để họ cảm thấy mình được trân trọng. Sự kiện nội bộ có thể sẽ tạo dựng được hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp trong mắt công chúng và các đối tác.
2. Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện nội bộ
Như đã nói ở trên, tổ chức sự kiện nội bộ có tầm quan trọng vô cùng to lớn. Chúng mang lại sự gắn kết giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức với nhau để góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Vậy tổ chức sự kiện nội bộ có tầm quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp?
2.1. Nâng cao tinh thần đoàn kết giữa các bộ phận với nhau
Ở bất cứ doanh nghiệp nào đều cần sự đoàn kết giữa các nhân viên. Bởi khi ấy, nhân viên sẽ hỗ trợ lẫn nhau để công việc sẽ đạt được hiệu quả cao hơn. Vậy nên, sự kiện nội bộ tăng cường mối quan hệ và tạo sự gắn kết tinh thần đồng đội. Điều này sẽ khiến nhân viên củng cố lòng trung thành, mong muốn được gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Các sự kiện nội bộ là dịp gắn kết các cá nhân, bộ phận của doanh nghiệp
Xem thêm: 6 hình thức truyền thông nội bộ hiệu quả
2.2. Xây dựng nền văn hoá doanh nghiệp tích cực
Sự kiện nội bộ tạo cơ hội để thể hiện được các sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Từ đó, nhân viên sẽ hiểu được các giá trị mình cần đem đến cho khách hàng. Những hoạt động ấy sẽ giúp xây dựng được nền văn hoá doanh nghiệp theo hướng tích cực, đồng thời khẳng định được mục tiêu chung của công ty.
2.3. Thúc đẩy học hỏi và chia sẻ thêm kiến thức
Hoạt động tổ chức sự kiện nội bộ không chỉ môi trường vui chơi, giải trí mà còn là cơ hội để được trải nghiệm và cùng nhau chia sẻ những kinh nghiệm. Các buổi hội nghị, thảo luận trong sự kiện cần đưa ra các ý tưởng và kinh nghiệm để mọi người cùng nhau học hỏi và trau dồi bản thân.
2.4. Tạo dựng hình ảnh thương hiệu
Việc này sẽ khiến đối tác và khách hàng ấn tượng tốt với doanh nghiệp. Khi họ nhìn vào cảm thấy môi trường doanh nghiệp năng động và sáng tạo. Từ đó, có thể thiết lập được mối quan hệ tốt với nhiều đối tác lớn.
3. 6 Quy trình tổ chức sự kiện nội bộ hiệu quả
3.1. Bước 1: Xác định mục đích và đối tượng tham gia
Trước khi bắt đầu thực hiện quy trình tổ chức sự kiện nội bộ hiệu quả cần xác định rõ được mục đích và mục tiêu của sự kiện. Đồng thời, cần xem xét đối tượng tham gia để có thể lên kế hoạch chuẩn bị phù hợp.
3.2. Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện nội bộ
Sau khi xác định được mục đích và đối tượng tham gia, doanh nghiệp bắt đầu nghĩ ý tưởng và lên kế hoạch cho sự kiện. Trong bản kế hoạch cần thể hiện rõ về thời gian, địa điểm, chương trình, hoạt động và ngân sách cho sự kiện.
Sự kiện nội bộ cần được chuẩn bị kế hoạch một cách chi tiết chu đáo
3.3. Bước 3: Tổ chức và quản lý sự kiện nội bộ
Trong quá trình tổ chức và quản lý sự kiện nội bộ, doanh nghiệp sẽ phân công cho một người chuyên về mảng này để hạn chế được rủi ro sẽ gặp phải. Khi ấy, người được phân công cần quản lý và điều phối các hoạt động như chuẩn bị địa điểm, thiết bị âm thanh, trang trí, âm nhạc, đồ ăn, quà tặng…
Xem thêm: 6 bước xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ đầy đủ nhất
3.4. Bước 4: Thực hiện các chương trình và hoạt động
Sau khi đã chuẩn bị các khâu từ lên kế hoạch đến các hoạt động giải trí doanh nghiệp sẽ đi vào thực hiện. Việc này sẽ đảm bảo xem sự kiện nội bộ đó có thành công hay không.
Sau các khâu chuẩn bị sẽ đi vào thực hiện chương trình sự kiện nội bộ
3.5. Bước 5: Tổng kết và đánh giá sự kiện nội bộ
Sau khi sự kiện kết thúc, cần đánh giá và tổng kết những gì doanh nghiệp đạt được và cải thiện vấn đề gì. Khi đó, doanh nghiệp sẽ biết cách nâng cao chất lượng của các sự kiện tiếp theo.
3.6. Bước 6: Ghi nhận và lưu trữ dữ liệu
Việc ghi nhận và lưu trữ các tài liệu liên quan đến sự kiện nội bộ như hình ảnh, video, bản ghi âm, báo cáo…để sử dụng và tham khảo được trong các sự kiện tiếp theo.
Vừa rồi Shinecombank đã chia sẻ cho bạn về 6 quy trình tổ chức sự kiện nội bộ hiệu quả. Đây là các bước cơ bản để tổ chức một sự kiện nội bộ. Vậy nên, qua bài viết này hy vọng bất kỳ doanh nghiệp nào đều biết đến quy trình này. Chúc bạn thành công trong việc thực hiện quy trình tổ chức sự kiện nội bộ hiệu quả.
