Trong mỗi doanh nghiệp, việc xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ là điều không thể thiếu. Việc này có thể làm tăng tính đoàn kết với các bộ máy nhân sự trong doanh nghiệp cũng như hiệu quả của công việc được tăng cao. Chính điều này sẽ thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ. Vậy nên, trong bài viết này Shinecombank sẽ chỉ ra các bước xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ đầy đủ và chi tiết nhất.
Xem nhanh
1. Hiểu như thế nào là truyền thông nội bộ?
Truyền thông nội bộ là quá trình truyền tải thông tin, kiến thức giữa các thành viên trong một tổ chức hay doanh nghiệp. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ được sứ mệnh, giá trị cốt lõi và tầm nhìn của doanh nghiệp để họ có hướng đi đúng đắn. Nó bao gồm các hoạt động và kênh truyền thông để giúp các nhân viên có thể giao tiếp và chia sẻ các thông tin với nhau.
Các hình thức của truyền thông nội bộ có thể bao gồm như email, tin tức nội bộ, trang web nội bộ hoặc các cuộc họp nội bộ. Truyền thông nội bộ giúp nhân viên trong doanh nghiệp hiểu được các chính sách, quy trình và mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Đồng thời, tăng tinh thần đoàn kết và khiến nhân viên cảm nhận được sự tích cực trong công việc.
Định nghĩa về truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ được coi là phần quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự. Việc này có thể giúp doanh nghiệp quản lý được thông tin về tình trạng làm việc của nhân viên, đánh giá được năng suất công việc. Điều đó có thể khiến doanh nghiệp duy trì và phát triển đội ngũ nhân viên tốt hơn và giải quyết các vấn đề nội bộ hiệu quả hơn.
2. Có những kênh phương tiện truyền thông nội bộ nào?
Để việc truyền thông nội bộ có hiệu quả hơn cần kết hợp với những kênh phương tiện truyền thông. Các kênh này sẽ giúp doanh nghiệp triển khai kế hoạch đã đề ra một cách hiệu quả. Ngày nay, có những kênh phương tiện truyền thông nội bộ sau:
– Các phương tiện in ấn: Báo chí nội bộ, tạp chí, các bài phát biểu hay tài liệu đính kèm…
– Bảng thông báo.
– Banner, đài phát thanh nội bộ hay các biển quảng cáo nội bộ.
– Mạng lưới internet nội bộ: Fanpage, Zalo, Group, Messenger…
– Các cuộc hội thảo hay cuộc họp.
– Các chương trình tổng kết cuối tuần hay sự kiện, các trò chơi nội bộ.
Các phương tiện truyền thông nội bộ
Xem thêm: Chiến lược truyền thông là gì? 8 bước xây dựng chiến lược truyền thông hiệu quả
3. Các bước xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ
Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ là một quá trình quan trọng đảm bảo rằng nhân viên trong doanh nghiệp hiểu được các thông tin đầy đủ và chính xác về các hoạt động nội bộ của công ty. Vậy nên, để thực hiện các bước xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ cần theo các quy trình sau:
3.1. Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược
Để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp cần đưa ra mục tiêu rõ ràng. Ở đây, doanh nghiệp sử dụng mô hình SMART để đưa ra các mục tiêu cho chiến lược. Mục tiêu có thể bao gồm việc tăng cường tinh thần đoàn kết các phòng ban với nhau để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên hay cụ thể hơn giúp nhân viên hiểu rõ hơn về chiến lược kinh doanh.
3.2. Bước 2: Đánh giá đối tượng của chiến lược
Doanh nghiệp cần đánh giá xem đối tượng của chiến lược là ai, tức là những người sẽ nhận các thông báo từ chiến lược truyền thông nội bộ. Đối tượng có thể bao gồm các nhân viên trong công ty, các phòng ban khác nhau hoặc các đối tác ngoài công ty.
3.3. Bước 3: Xác định kênh truyền thông
Ngày nay, có rất nhiều kênh truyền thông để đưa các thông tin cho đối tượng mà doanh nghiệp hướng đến. Sau khi đánh giá được đối tượng cần nhận tin là ai, doanh nghiệp phải xác định các kênh truyền thông phù hợp. Các kênh có thể là email, bản tin nội bộ, phần mềm chat như Messenger, Zalo, Telegram hoặc các buổi học và sự kiện nội bộ của doanh nghiệp.
3.4. Bước 4: Xây dựng nội dung
Sau khi xác định các kênh truyền phù hợp cần tạo ra những nội dung để đưa thông tin đến đối tượng mà mình hướng đến. Nội dung truyền thông có thể bao gồm thông tin về các kế hoạch kinh doanh, chính sách công ty, tin tức công ty hay cập nhật về sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
4 cấp độ nội dung truyền thông nội bộ
3.5. Bước 5: Lên kế hoạch và triển khai chiến lược
Việc cuối cùng, doanh nghiệp cần lên lịch và triển khai chiến lược truyền thông nội bộ của mình. Lịch trình phải được xác định để đảm bảo rằng thông tin được đưa ra đúng thời điểm và đến đúng đối tượng mà doanh nghiệp muốn nhận tin. Ngoài ra, cũng cần đảm bảo rằng các kênh truyền thông nội bộ được sử dụng đúng cách và nội dung truyền tải phải cụ thể, rõ ràng và đầy đủ.
Xem thêm: 10 bước xây dựng chiến lược truyền thông
3.6. Bước 6: Đánh giá và cải thiện chiến lược
Sau khi triển khai xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ thành công, doanh nghiệp cần đánh giá xem hoạt động vừa rồi có đem lại kết quả gì hay không. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp nhận thấy những vấn đề chưa tốt để cải thiện và phát huy điểm mạnh. Cách cải tiến có thể bao gồm sử dụng các kênh truyền thông khác nhau và tăng tần suất truyền thông hoặc cải thiện nội dung đã đưa ra.
Như vậy, Shinecombank vừa chia sẻ các bước để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ chi tiết nhất. Chúng đóng vai trò rất quan trọng trong việc gắn kết các thành viên với nhau. Vậy nên, qua bài viết này doanh nghiệp có thể tự xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ để đem lại hiệu quả tối đa.
