Quy trình quản lý tài sản là một khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn và nhiều tài sản. Việc áp dụng quy trình quản lý tài sản hiệu quả giúp đảm bảo tài sản của doanh nghiệp được quản lý, sử dụng và bảo vệ một cách tối ưu, đồng thời giảm thiểu các rủi ro và chi phí không cần thiết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình quản lý tài sản, những lợi ích của việc áp dụng quy trình này và các bước cần thiết để thực hiện quy trình quản lý tài sản một cách hiệu quả.
Xem nhanh
Tài sản doanh nghiệp là gì?
Tài sản của doanh nghiệp được định nghĩa là tất cả các nguồn lực mà doanh nghiệp sở hữu, kiểm soát và sử dụng nhằm mục đích thu lợi ích kinh tế trong tương lai. Tài sản này có thể được chia thành hai loại chính là tài sản hữu hình và tài sản vô hình. Tài sản hữu hình bao gồm các tài sản như thiết bị, máy móc, nhà xưởng, hàng hóa,… trong khi tài sản vô hình bao gồm các tài sản như nhãn hiệu, bản quyền, bằng sáng chế. Ngày nay có rất nhiều phương pháp dùng để phân loại tài sản, có thể dựa trên nguồn gốc hình thành tài sản, hình thái biểu hiện của tài sản, thời gian sử dụng tài sản hay tính chất và đặc điểm của tài sản.
Phân loại tài sản của doanh nghiệp có thể dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau.
– Về nguồn gốc hình thành, tài sản của doanh nghiệp có thể là tài sản được tài trợ bởi vốn nợ hoặc tài sản được tài trợ bởi vốn của chủ sở hữu doanh nghiệp.
– Về hình thức biểu hiện, tài sản của doanh nghiệp sẽ gồm cps 2 loại là tài sản vô hình và tài sản hữu hình.
– Theo thời gian sử dụng, tài sản doanh nghiệp được phân thành tài sản có thể sử dụng dài hạn và tài sản chỉ có thể sử dụng trong thời gian ngắn.
– Với đặc điểm lặp đi lặp lại, luân chuyển và tuần hoàn, tài sản của doanh nghiệp có thể được phân loại thành tài sản cố định hoặc tài sản lưu động. Phân loại này được sử dụng nhiều và phổ biến nhất hiện nay.
Xem thêm quản lý tài chính tài chính
Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình quản lý tài sản?
Asset Management, hay còn được gọi là quản lý tài sản, là một thuật ngữ rộng có liên quan đến việc giám sát mọi hệ thống áp dụng cho tài sản hữu hình và vô hình. Theo quan điểm pháp lý, Asset Management được hiểu là quá trình bảo vệ tài sản khỏi mất mát hoặc hao hụt trừ hao mòn tự nhiên.
Việc thực hiện quy trình này giúp cho bộ phận lãnh đạo và quản lý có thể kiểm soát tình trạng hiện tại của tài sản một cách nhanh chóng. Điều này giúp họ đưa ra các biện pháp xử lý và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn, đồng thời xác định chính xác chất lượng và độ hữu ích của tài sản để quyết định phát triển hoặc thanh lý theo quy định. Ngoài ra, quy trình quản lý tài sản còn giúp tính toán được tỷ lệ khấu hao chính xác cho toàn bộ bộ máy sản xuất của doanh nghiệp.
Trong quá trình xây dựng và phát triển công ty, người lãnh đạo và quản lý phải tập trung vào quản lý tài sản và kết quả hiện có của doanh nghiệp. Vì vậy, việc áp dụng cơ chế quản lý tài sản hiệu quả trong doanh nghiệp là cần thiết để bảo vệ, duy trì và phát triển tài sản cùng với quá trình vận hành công ty.
Chi tiết quy trình quản lý tài sản mà doanh nghiệp cần có
Mẫu quy trình quản lý tài sản được gợi ý sau đây sẽ giúp doanh nghiệp có thể vận hành một cách trơn tru và hạn chế được phần lớn rắc rối tài chính.
Quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp (Quy trình quản lý tài sản công) theo đó được thầy Trần Đức Huân – tiến sĩ/ giảng viên đào tạo quản lý tài chính tại Kylin gợi ý tiến hành như sau:
Bước 1: Lên kế hoạch mua sắm tài sản
Bước đầu tiên này giúp cho doanh nghiệp có thể đánh giá và chọn lựa những tài sản phù hợp và cần thiết nhất. Đồng thời, nó giúp doanh nghiệp nắm bắt được số lượng tài sản dự tính cần bổ sung, tránh lãng phí khi mua những tài sản không cần thiết.
Trong quá trình lập kế hoạch, việc xác định số lượng tài sản hiện có thể rất phức tạp. Nếu sử dụng một hệ thống phần mềm quản trị tài sản, doanh nghiệp có thể biết được những tài sản nào đang thiếu hụt và cần bổ sung. Nhờ vào đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch chi tiết và phân bổ nguồn lực để mua sắm tài sản một cách hợp lý.
Bước 2: Cập nhật và nhập mới tài sản doanh nghiệp
Bước 2 của quy trình quản lý tài sản giúp doanh nghiệp kịp thời quản lý, theo dõi và sử dụng tài sản.
Bước 3: Xuất sử dụng tài sản doanh nghiệp
Để sử dụng các loại tài sản như công cụ lao động hay tài sản cố định, chủ doanh nghiệp cần thực hiện việc xuất tài sản. Việc thực hiện đầy đủ bước này sẽ mang lại lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp, bao gồm thu hồi hoặc thanh lý tài sản sau này dễ dàng hơn nhiều. Để đảm bảo tài sản được sử dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ quá trình sử dụng tài sản. Việc cập nhật thông tin về tài sản này cần được thực hiện đầy đủ và chính xác để tránh sai sót trong quy trình quản lý tài sản
Bước 4: Thu hồi và sửa chữa
Sau một khoảng thời gian sử dụng, tài sản sẽ bị hao mòn, hư hỏng hoặc trong trường hợp người lao động nghỉ việc, công cụ lao động được thu hồi lại. Ngoài ra, việc sửa chữa tài sản hư hỏng cũng có thể được thực hiện để sử dụng cho các lần sau.
Bước 5: Thanh lý
Để tránh tình trạng tài sản trở nên vô dụng hoặc chiếm diện tích, các doanh nghiệp cần xem xét đến việc thanh lý tài sản. Có nhiều lý do để thực hiện việc này, ví dụ như tài sản bị hư hỏng nặng hoặc lỗi kỹ thuật không thể khắc phục được, tài sản đã lỗi thời hoặc doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng đến nữa. Trong trường hợp này, bán hoặc nhượng lại tài sản cho một chủ thể khác là một giải pháp hữu hiệu để giảm bớt chi phí và tạo ra nguồn thu nhập cho doanh nghiệp.
Bước 6: Kiểm kê
Theo quy định của pháp luật hiện hành, các doanh nghiệp cần tổ chức đợt kiểm kê tài sản hàng năm. Mục đích của việc kiểm kê là để xác định tình trạng và đối chiếu thông tin về các tài sản của doanh nghiệp. Việc kiểm kê cũng cần thiết để đưa vào các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc này thường tốn nhiều thời gian và công sức vì phải thu thập thông tin từ nhiều phòng ban khác nhau, sau đó tổng hợp và báo cáo lên cấp trên. Đây là bước cuối của quy trình quản lý tài sản
Quy trình quản lý tài sản cố định phần lớn được triển khai áp dụng “Quy trình quản lý tài sản theo ISO” – tiêu chuẩn quốc tế ISO 55000 (bộ tiêu chuẩn về quản lý tài sản), tối đa hóa giá trị đồng tiền. Theo đó, các bước tiến hành có thể khái quát bao gồm:
Bước 1: Đánh giá tình trạng hiện tại của tổ chức.
Bước 2: Phát triển hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp.
Bước 3: Thực hiện đánh giá tổ chức đang thực hiện quản lý tài sản ở mức nào và muốn đạt đến mức nào.
Bước 4: Vận hành và tinh tinh chỉnh.
Bước 5: Đăng ký chứng nhận ISO.
Bước 6: Chứng nhận tiêu chuẩn ISO và duy trì chất lượng của hệ thống quản lý.
Hy vọng rằng thông qua quy trình quản lý tài sản mà Kylin đã gợi ý, doanh nghiệp có thể vận hành tối ưu hóa tài nguyên, giảm thiểu chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Xem thêm kiến thức kinh doanh tại đây=>>>
Đừng quên theo dõi fanpage: SHINECOMBANK để có những thông tin mới nhất nhé
